Sistemas institucionales de archivos

Decíamos en la colaboración anterior que en la radio hemos tenido que hablar un poco de la gestión documental y los archivos como cuestiones imprescindibles para la transparencia y el Derecho de Acceso a la Información Pública (DAIP).Principalmente con el objetivo de orientar a las personas sobre lo que la ley en la materia en Tlaxcala ordena; apoyándonos en algunos referentes teóricos que sirven como fundamento.

Y un elemento central al respecto como lo hemos mencionado igual en la colaboración anterior, es el Encargado de Archivo.

Pero ahora queremos contextualizar por lo que hay que describir en términos generales lo que de acuerdo con nuestra ley en la materia, vigente en Tlaxcala, es un Sistema Institucional de Archivos (SIA).

Por lo que antes es necesario acudir a la definición sociológica de sistema, para entender con cierta pulcritud lo que estamos señalando. Sencillamente, un sistema es un conjunto de elementos orientados de manera coordinada hacia la consecución de un objetivo.

Así, cuando nuestra Ley de Archivos del Estado de Tlaxcala (LAET) habla en su Capítulo II “De la Organización y Composición de los Sistemas Institucionales de Archivos”, lo que nos describe en esencia es cómo tendrían que estar estructurados estos sistemas qué elementos lo integran y cómo funcionan. Y decimos “cómo tendrían” porque hay que comprender que si bien eso está considerado en la ley, su implementación en la práctica lleva su tiempo.

Pero lo que nos interesa más en este comentario es que las personas que lean estas líneas, tengan una idea general de estos sistemas institucionales de archivo que según la ley deben crearse en todas las entidades públicas obligadas por la misma.

Dice el artículo 45 de la mencionada ley que estos sistemas deben permitir “la correcta administración de documentos a lo largo de su ciclo vital, siguiendo las directrices señaladas en esta ley y su Reglamento.” Y que dos son los componentes básicos: los normativos y los operativos.

Los primeros son los que se hacen “…cargo (de) la regulación y coordinación de la operación del Sistema y se integran por: I. Un responsable de archivos (RA) y II. Un Comité Técnico de Archivos (CTA)…”

Y los componentes operativos, dice la ley que “…serán los archivos de trámite, concentración e histórico, encargados del funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los documentos del ente público y estarán integrados con la estructura orgánica y modalidades que resulten convenientes para cada entidad pública, en concordancia con su normatividad interna.”

Así enumerados ambos componentes la cuestión parece entendible por sencilla, pero cuando profundiza uno en cada uno de ellos, el reto de que cada una de las alrededor de 140 entidades públicas en Tlaxcala cuente con su Sistema Institucional de Archivos resulta no tan fácil de lograr. Empezando porque la mayoría de ellas, según nuestra apreciación personal y un tanto subjetiva, no parecen estar interesadas en que así ocurra, incluso que sepan que por ley están obligadas a instrumentarlo.

Pero continuemos la descripción de un SIA. Sin profundizar. Por ejemplo cuando se habla de los Responsables de Archivos, como ya lo mencionamos igual en la colaboración anterior, tendría que llegar a nuestra mente la profesión de archivista. Sin embargo parecen ausentes estos profesionistas como los ideales para ser encargados de archivos. Alguna vez platicando con el Presidente la Fundación Ciencias de la Documentación de España, comentaba la idea de proponer a la Universidad Autónoma de Tlaxcala la creación de esa licenciatura. La idea sigue ahí ojalá algún día pudiera retomarse.

Luego respecto al Comité Técnico de Archivos (CTA), quedémonos sólo con destacar una de sus funciones para dimensionar adecuadamente su importancia. “Aprobar los instrumentos de control archivístico”, es decir abandonar las ocurrencias o discrecionalidades a la hora de decidir, en qué tipo de archivo debe estar un documento, superando la apreciación personal del sentido común y apoyarse en criterios científicos o académicos.

Finalmente, dice la ley que una Unidad de correspondencia, una Unidad de documentación en trámite, una Unidad de Archivo de Trámite, una Unidad de Archivo de Concentración y una Unidad de Archivo histórico; son las “funciones genéricas” del componente operativo.

¿En qué consiste cada una de dichas unidades, cómo en estricto se organizan los tres tipos de archivos de los que nos habla la archivología? Son solo dos preguntas cuyas respuestas intentaremos responder en otra ocasión. En vía de mientras queremos dejar sólo la inquietud de interesarse en el tema de los archivos y su relación con la transparencia en el ámbito público.

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